Как заказать переезд офиса и сэкономить бюджет компании?

Переезд офиса (inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd) — это сложный и трудоемкий процесс, требующий тщательного планирования и профессионального подхода. Помимо организационных вопросов, одной из главных задач при переезде является оптимизация расходов и экономия бюджета компании.

По данным исследования Международной ассоциации профессиональных переездов (IAM), средняя стоимость офисного переезда в 2019 году составила $1,500 за сотрудника. При этом в общую сумму входят не только услуги по транспортировке мебели и оборудования, но и простой в работе, затраты на упаковочные материалы, монтаж/демонтаж, уборку и прочее.

Где и как искать компанию для услуг по переезду офиса?

При поиске мувинговых компаний учитывайте следующие важные моменты:

• Рекомендации коллег и знакомых будут одним из наиболее надежных вариантов поиска компании. Они могут поделиться контактами проверенных фирм и дать полезные советы.
• Сегодня большинство транспортных компаний имеют собственные сайты с подробной информацией об услугах и ценах. Поищите в Google по запросам «переезд офиса», «офисный переезд под ключ» и т.п. Например, одно из первых грузовых такси при поиске по Киеву — inka-trans.ua/perevozki-kiev/gruzovoe-taksi.
• Обращайте внимание на объявления в деловых журналах, газетах, на рекламных щитах и растяжках. Солидные компании часто используют такие традиционные виды продвижения.
• На тематических выставках и конференциях можно лично пообщаться с представителями компаний, получить консультации, сравнить предложения и даже договориться о скидках.
• При выборе потенциального подрядчика обязательно изучите его документы (свидетельство о регистрации, лицензии, сертификаты), уточните детали услуг и гарантий. Узнайте, есть ли у компании свой автопарк, штатные грузчики, упаковщики, монтажники.

Как оптимизировать расходы на время переезда?

• Распишите по дням все этапы, от упаковки до расстановки мебели. Это позволит избежать временных потерь, простоев в работе и дополнительной оплаты подрядчикам.
• Переезд — отличный повод избавиться от ненужного и устаревшего оборудования, мебели, документов. Составьте полный список всех предметов, рассортируйте их на нужные, на продажу/утилизацию и под вопросом.
• Коробки, скотч, воздушно-пузырьковая пленка, стретч — все это обойдется гораздо дешевле при покупке большой партией, чем в розницу. Заранее просчитайте нужное количество и закажите у проверенных поставщиков. Некоторые транспортные компании предоставляют упаковку по сниженным ценам или вовсе бесплатно при заказе их услуг.
• Поручите коллективу самостоятельно разобрать и промаркировать свои рабочие места — папки, канцелярию, личные вещи. Это сэкономит время и деньги на профессиональных упаковщиков. А для поддержания позитивного настроя устройте день пиццы или корпоративный выезд на природу после переезда.
• Заранее спланируйте перенос серверов, баз данных, компьютеров и телефонии. Это позволит минимизировать простои и сбои в работе.
• Шикарный ремонт, дизайнерская мебель и арт-объекты — это приятно, но не всегда рентабельно. На начальном этапе можно обойтись минимально необходимым функционалом, а декор и улучшения добавлять постепенно.